Un viaggio alla ricerca di soluzioni concrete per gestire senza fatica ma con il massimo risultato i documenti creati con uno dei formati più diffusi per lo scambio di documenti utilizzato da aziende, governi, istituzioni educative, internet.
Che cosa è un PDF?
Senza addentrarci in tecnicismi e robe da nerd, possiamo semplificare dicendo che è un contenitore in grado di contenere al suo interno testi, immagini, contenuti multimediali e mostrarli rispettandone la formattazione (impaginazione, tipo carattere, dimensioni e posizioni) su un numero incredibile di piattaforme hardware e software.
Quindi un documento PDF conserva le sue caratteristiche e contenuti e può essere fruito da chi ha un Mac, un Pc Linux o Windows, ma ache da dispositivi mobili o IoT : non importa quale sistema aveva il creatore del file, il formato è compatibile universalmente.
Pur essendo un formato creato da una azienda privata (Adobe) nel 1993, nel 2008 è diventato uno standard Iso ed è liberamente utilizzabile senza dover pagare alcuna royalty.
Quando usare un file PDF?
Per la sua portabilità e per la sua capacità di contenere testo e formattazione in modo indipendente il formato pdf è perfetto per l'invio di documenti che non necessitano di ulteriore modifica, oppure come vedremo in questo articolo può essere adatto a creare modulistica da compilare tramite i pdf editabili.
Quando NON usare un file pdf?
Quando si prevede che tale documento dovrà subire ulteriori ri-elaborazioni con programmi di desktop publishing , word processor o fogli di calcolo: in questo caso bisogna lavorare e salvare con il formato nativo del software che si sta utilizzando: utilizzare il pdf come formato di intescambio tra piattaforme diverse per documenti da elaborare successivamente implica la perdita di informazioni e funzionalità tipiche dello strumento che ha creato il documento.
Esempio : se stampo in pdf un foglio di calcolo non avrò più le formule collegate alle celle.
Cosa è il Pdf-A ? Perchè è così importante ?
Il PDF di tipo "A" è uno standard ISO pubblicato il 28 settembre 2005 pensato per l'archiviazione documentale nel lungo periodo, tale standard (giunto ora alla quarta revisione , il PDF/A-4) definisce una serie di regole e limitazioni:
- è vietata la protezione con password del documento
- non sono ammessi collegamenti a file esterni
- è vietata l'incorporazione di qualsiasi tipo di codice eseguibile
- tutti i font utilizzati all'interno del documento devono essere incorporati
- non sono ammessi oggetti e annotazioni nascoste
- è vietata la trasparenza
- colori devono essere specificati in un formato indipendente dal sistema
- le immagini alternative (per esempio a risoluzioni inferiori per la visualizzazione su monitor) non sono consentite
- il PDF non può avere al suo interno contenuti audio e video.
Questo formato è da usare per l'archiviazione documentale in quanto garantisce una leggibilità futura indipendente dalle evolizione tecnologiche dei formati e delle apparecchiature.
Lavoriamo coi Pdf
Ci sono mille modi, alcuni da evitare assolutamente (e vedremo perchè), altri a pagamento e altri completamente gratuiti.
In questo articolo ne vediamo uno che uno che ha diversi vantaggi :
- È totalmente gratuito;
- Garantisce la privacy;
- È rispettoso delle “Linee guida su acquisizione e riuso di software per le pubbliche amministrazioni“ emanate da AgID nel maggio 2019 con l’obiettivo di definire la gestione del software in ambito pubblico;
- È molto potente e altrettanto ben documentato;
Stiamo parlando della suite da ufficio LibreOffice, software libero di produttività personale multipiattaforma prodotto da The Document Foundation, che comprende una serie di programmi per l'elaborazione di testi, fogli di calcolo, presentazioni, grafici e disegni, database e formule matematiche ora compatibile anche con le altre suite per ufficio, tra cui Microsoft Office, disponibile in 108 lingue per i sistemi operativi Microsoft Windows, macOS, GNU/Linux, iOS e Android.
Potete scaricarla da qui oppure potete utilizzare la versione "portable" che non richiede di essere installata (solo Windows) scaricandola da qui.
Creiamo un pdf
Semplicemente basta aprire il documento che si desidera creare e premere il tasto "pdf".
Creiamo un pdf/A
File -> Esporta in formato Pdf , nelle impostazioni settare come indicato dalla freccia.
Interessante anche l'opzione sopra "Pdf ibrido" che permette di incorporare all' interno del pdf anche la versione completa con tutte le informazioni necessare a Libreoffice per fare future modifiche sul documento.
Come si firma un pdf?
Innanzitutto facciamo chiarezza su cosa significa firmare un file digitalmente.
Esistono vari tipi di firma elettronica, ciascuna delle quali con un differente livello di validità legale.
- Firma elettronica — si tratta di una semplice riproduzione grafica della firma che non ha sostanzialmente alcun valore legale in quanto è facilmente replicabile e non offre nessuna garanzia sulla data e l'autore di chi ha apposto l'immagine.
- Firma elettronica avanzata — si tratta di un tipo di firma creata da determinati software. Ha pieno valore legale, con pochissime eccezioni (ad esempio la compravendita degli immobili). Chi firma può dimostrane l'autenticità tramite una chiave personale di sua proprietà.
- Firma elettronica qualificata o firma digitale — è il tipo di firma elettronica più avanzato, viene creata attraverso specifici kit di firma in vendita da enti certificatori riconosciuti. Il valore legale è pieno e la verifica dell’autenticità è garantita da un sistema di firma crittografato con chiave pubblica.
I punti 2 e 3 vengono gestiti dai software di firma quindi la procedura sarà quella indicata nella documentazione dei software stessi, in questo articolo vedremo come apporre una "firma elettronica" inserendo una scansione di una nostra firma precedentemente apposta su un foglio bianco.
Per apporre una firma scansionata .. bisogna avere una firma scansionata :-)
Il modo più veloce per averne una è :
- Firmare su un foglio di carta usando una penna dal tratto non troppo sottile
- Acquisire con uno scanner o semplicemente fare una foto al foglio cercando si illuminare bene l'area da scansire
- Aprire il file della foto con un software di ritocco grafico come ad esempio il validissimo e gratuito Gimp (qui la versione portable che non serve installare) .
- Con lo strumento "Bacchetta magica" toccare la parte bianca
- Selezione->Inverti
- Modifica->Copia il visibile
- File->Nuovo..
- Incollare
- Salvare il file con estensione .png (esempio firma.png)
- Fatto! Abbiamo una immagine scansita con sfondo trasparente della nostra firma da apporre dove vogliamo.
Una volta ottenuto il file firma possiamo ineserirla nel nostro documento prima di fare il pdf con il menu Inserisci->Immagine.
Se devo inserire la firma su un pdf già esistente ?
Stampare il documento , firmarlo manualmente e acquisirlo con uno scanner oltre ad essere lungo e poco eco-friendly danneggia in modo irreparabile il pdf e fa si che non sia più compatibile con i requisiti minimi di accessibilità ai dati che sono obbligatori per le p.a..
Questo perchè il testo viene convertito in immagine e perde la possibilità di essere letto agevolmente e riutilizzato.
Bisogna quindi inserire la firma (come immagine) senza però trasformare in immagine il testo esistente.
Anche qui il validissimo LibreOffice ci mette a disposizione uno strumento molto potente : Libre Office Draw o "Disegno" in italiano.
Con Draw sarà possibile :
- Inserire immagini come firme o altro
- Editare, cancellare , aggiungere testo
- Inserire forme geometriche
- Sostituire immagini
- Dividere un singolo pdf in più documenti
- Unire più pdf in uno solo
- Diminuire la dimensione del file agendo sulla risoluzione delle immagini contenute e/o sull' algoritmo di compressione delle stesse.
Per non rendere questo document troppo lungo, qui trovate il manuale completo in italiano sull' utilizzo di Libreoffice Draw.
https://www.youtube.com/watch?v=U4GpOlExK98
Come posso creare dei moduli pdf editabili ?
Creare modulistica con i file di word con i campi da inserire realizzati con serie interminabili di puntini è il modo migliore per complicare l'immissione e la successiva eleborazione dei dati.
Inoltre non è possibile inserire controlli su quanto inserito e spesso la formattazione del documenti viene stravolta.
Senza contare che tutto il documento è in balìa del compilatore che lo può modificare a piacimento.
La soluzione è creare dei documenti pdf con dei campi editabili rendendone la compilazione istantanea e accessibile da qualsiasi dispositivo.
Libreoffice Writer anche in questo ha tutti gli strumenti necessari, vediamo come fare :
