Facciamo luce sulla trasparenza

Indice dell' articolo

Cosa è la sezione amministrazione trasparente?

Su ogni sito di ogni pubblica amministrazione c'è una apposita sezione che si chiama "Amministrazione trasparente".

E' uno strumento per la trasparenza strutturata di dati, informazioni e documenti che riguardano i diversi aspetti dell' attività amministrativa e istituzionale.

I dati che devono essere obbligatariamente pubblicati sono quelli indicati dal Decreto Legislativo 33/2013 ovvero il "Decreto trasparenza".
La sezione amministrazione trasparente ha uno schema ben predefinito in modo da avere delle sezioni uniformi in tutte le p.a. per agevolare il cittadino nella ricerca e nella consultazione, promuovere la partecipazione degli interessati alle attività amministrative e favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull' utilizzo delle risorse pubbliche.

Insieme all' Albo Online lo strumento principale per permettere l' accesso semplice ai dati senza che chiunque voglia accedere alle informazioni debba fare esplicita richiesta.

In questo articolo vedremo che cosa le scuole devono pubblicare in queste due sezioni analizzando tutte le indicazioni normative che indicano gli adempimenti volti a prevenire la corruzione e a fornire una informazione facile, trasparente e facilmente consultabile.

Presteremo anche attenzione a come garantire la trasparenza senza violare il principio di protezione dei dati personali disciplinato dal regolamento UE 2016/679 e dal D.Lgs 196/2003

Albo Online ed Amministrazione trasparente : le scuole hanno normativa ad hoc.

Il 13 aprile 2016 l' ANAC con la delibera 430 diffonde le disposizioni per le istituzioni scolastiche sia in merito alla anticorruzione che alla amministrazione trasparente .

In particolare nell' Allegato 2 viene definito il contenuto dell' obblico , la famiglia, la sezione , il riferimento normativo e la tempestività con cui l'obbligo deve essere pubblicato.

Vengono anche individuate due figure responsabili :

• Il responsabile della prevenzione della corruzione
  Identificato nel direttore generale dell' Ufficio Scolastico Regionale, quindi le scuole NON devono redigere il piano triennale della prevenzione della corruzione ma devono semplicemente inserire il link al documento PTPC pubblicato dall' Usr nella sezione 

  altri contenuti -> prevenzione della corruzione

• Il responsabile della trasparenza 
  Questa figura corrisponde con il dirigente scolastico che ha il compito di una costante verifica sull' adempimento degli obblighi di pubblicazione previsti nonchè sula qualità dei dati stessi.
  Il dato di contatto del dirigente scolastico deve essere indicato in:

  Altri contenuti -> accesso civico.

Cosa significa "Qualità dei dati" ?

I dati inseriti all' interno della sezione "amministrazione" devono essere :

Aggiornati, secondo quanto indicato dalla tabella dell' allegato 2 (in fondo a questo articolo).
Semplici: Utilizzare forme tabellari laddove possibile e formati aperti  sempre.
Riutilizzabili: Il dato deve essere facilmente estrapolato in modo da poter essere oggetto di analisi, ordinamenti e statistiche . Questo implica ad esempio che il formato pdf deve essere di tipo "A", secondo lo standard ISO 19005-1:2005. Creare un file PDF-A è semplicissimo : ad esempio con la suite gratuita e opensource LibreOffice liberamente scaricabile da qui  potete creare documenti in formato PDF (la funzione è denominata esportazione) senza la necessità di plugin aggiuntivi, dalla versione 6.3 è stato aggiunto il supporto per l'esportazione in formato PDF/A-2 o PDF/A-1.

Uno sguardo alle sezioni :

Disposizioni generali 

• Riferimenti normativi con i link alle norme di legge statale pubblicate nella banca dati "Normattiva".
• Direttive, circolari, programmi, istruzioni e ogni atto che dispone sulla organizzazione, le funzioni , gli obiettivi e i procedimenti.
• Codice disciplinare e codice di condotta.

Organizzazione

• Articolazione degli uffici.
• Organigramma.
• Elenco dei contatti istituzionali (pec comprese).

Consulenti e collaboratori

• Incarichi di collaborazione a soggetti esterni con ragione dell' incarico, ammontare erogato, attestazione dell' avvenuta verifica dell' insussusistenza di situazioni di conflitto di interesse, curriculum vitae in modalità europea.
  Attenzione ai dati personali che possono essere scritti anche nel curriculum, solo le informazioni pertinenti vanno pubblicate e non quelle eccedenti (esempio codice fiscale, telefono etc)!
  Esempio : DPO, RSPP, Medico competente, supporto psicologico etc.

Personale

• Dirigente scolastico:
  • Estremi atto di conferimento incarico.
  • CVE.
  • Compensi di qualsiasi natura compresi quelli di consulenza e collaborazione.
• Personale:
  
  • Personale non a tempo indeterminato e relativo costo complessivo, con link a "Scuola in chiaro" suddiviso per personale docente e Ata.
  • Tassi di assenza (aggiornamento trimestrale).
  • Contrattazione integrativa (Link al contratto integrativo di Istituto).

Incarichi conferiti e autorizzati a dipendenti

• Tutti gli incarichi conferiti o autorizzati al personale (dirigente o non) con indicazione della data, numero di protocollo, durata e compenso.
  NON vanno pubblicati gli incarichi finanziati con le risorse della contrattazione integrativa (es. funzioni strumentali) ma solo quelli al di fuori del miglioramento dell' offerta formativa.

Performance

• Ammontare complessivo in forma aggregata per fascia o qualifica dei premi collegati alla performance che sono stati stanziati.
• Distribuzione del trattamento accessorio in forma aggregata per fornire indicatore sulla selettività.

Attività e procedimenti

Suddividiamo i procedimenti in procedimenti d'ufficio e procedimenti ad istanza di parte, cioè quelli che vengono attivati dai cittadini e non dagli organi amministrativi.

Per ogni procedimento d'ufficio andranno indicati in modo tabellare :

• La descrizione del procedimento coi riferimenti normativi.
• L'Ufficio, il nome del responsabile, il contatto .
• I modi per avere informazioni in merito al procedimento.
• Il termine per la conclusione del procedimento.
• Gli strumenti di tutela riconosciuti dalla legge per gli interessati.

per i procedimenti ad istanza di parte andranno aggiunti :

• Lista degli atti e documenti necessari compresi i fac-simile ad esempio per le autocertificazioni
• Ufficio al quale rivolgersi per le informazioni, orari e modalità, pec in grado di recepire la domanda e indirizzarla al responsabile del procedimento.

andranno poi pubblicati :

• L'elenco dei provvedimenti in form tabellare in merito ai procedimenti di :
  
  • Autorizzazione o concessione.
  • Scelta del cotraente per l'affidamento di forniture o servizi, modalità di selezione.
  • Concorsi e prove selettive e progressioni di carriera.
  • Accordi con soggetti privati o altre amministrazioni pubbliche.

Bandi di gare e contratti

Tutti i contratti di appalto con :

• Avviso di preinformazione (per i contratti sopra la soglia comunitaria )
• Delibera a contrarre quando si ha una procedura negoziata senza la precedente pubblicazione di un bando di gara
• Avvisi, bandi e inviti per contratti e forniture sia sottosoglia che soprasoglia comunitaria
• Informazioni sulle singole procedure 
  • Cig.
  • Struttura proponente.
  • Oggetto del bando.
  • Procedure di scelta.
  • Elenco operatori invitati.
  • Aggiudicatario.
  • Importo di aggiudicazione.
  • Tempi di completamento dell' opera/servizio.
  • Importo somme liquidate.

Le stesse informazioni sulle singole procedure andranno riportate annualmente intabelle riassuntive scaricabili in un formato standard digitale aperto per permettere l'acquisizione ai sensi dell' articolo 4 della deliberazione ANAC n.39 del 20 Gennaio 2016, trasmettendo all' autorità l'URL del file xml contenente le informazioni.

Sovvenzioni, contributi, sussidi, vantaggi economici

• Criteri e modalità per le concessioni a qualsiasi cittadino, ente privato o pubblico.
• Atti di concessione per importi superiori ai 1000 euro, prestando attenzione a non diffondere informazioni sullo stato di salute, disagio economico o sociale di alcuno.ù

Bilanci

Le voci vanno indicate per ogni anno, in forma aggregata e semplificata, sempre in formato esportabile e consultabile liberamente

• Bilancio di previsione.
• Bilancio consuntivo.
• Piano degli indicatori e risultati attesi.

Controlli e rilievi sull'amministrazione

• Rilievi non recepiti, atti degli organi di controllo, atti degli organi di revisione amministrativa e contabile.

Servizi erogati

• Nella sottosezione carta dei servizi va pubblicato il PTOF.
  

  Il Piano Triennale dell'Offerta Formativa ed è, una evoluzione della Legge 107 del 2015. Un documento identificativo della scuola che coniuga le indicazioni guida nazionali con le esigenze interne a quella specifica realtà scolastica promuovendo l'autonomia scolastica.

Pagamenti della amministrazione

• Indicatore di tempestività dei pagamenti.
• IBAN di pagamento.

Altri contenuti - Corruzione

• Piano triennale della prevenzione alla corruzione (link al documento redatto dall' USR).

Altri contenuti - Accesso civico

• Nome del responsabile della trasparenza (Dirigente Scolastico) con recapito telefonico , e-mail.
• Nome del titolare del potere sostitutivo, il direttore generale dell' USR, figura attivabile in caso di ritardi o mancate risposte, con indicazione di casella di posta istituzionale.

Altri contenuti - Accessibilità

• Obiettivi di accessibilità per l'anno corrente, da pubblicarsi entro il 31 marzo (circolare Agid n. 1 del 22 Marzo 2016)

Non espandiamo oltre l'indispensabile e rispettiamo la privacy.

Nella sezione amministrazione trasparente vanno pubblicati SOLO i documenti per i quali è previsto un obbligo di pubblicazione, per ogni documento va valutato se il dato è significativo e se non viola in qualche modo il diritto alla privacy: se così fosse sarà necessario oscurare i dati che non vanno pubblicati.

Come oscurare dati sensibili sui pdf

Errore molto comune e grave è pensare che basti mettere lo sfondo nero su testo nero con la funzione "evidenziatore" per avere un pdf di tipo "A" privo dei dati da nascondere.
In questo modo basta un semplice copia-incolla per riottenere le informazioni.

Chi è in possesso del software closed source "Adobe Acrobat Pro" può seguire questa procedura spiegata molto dettagliatamente altrimenti esiste la possibilità di fare il tutto in maniera corretta anche con la suite open source "LibreOffice", utilizzando il programma "Draw" che è ingrado di editare i pdf quindi cancellare linee o singoli caratteri.

Due dritte su come pubblicare i contenuti 

Sia che stiate usando soluzioni closed source come Ms Office o Opensource come Libreoffice, è molto importante redarre documenti utilizzando gli stili di formattazione (Titolo1 , Titolo2 , corpo testo etc) in questo modo si ottiene un documento chiaro, leggibile e soprattutto facilmente portabile da una piattaforma all' altra senza alterarne contenuto e leggibilità.

Infine organizzando i contenuti in questo modo il programma di videoscrittura potrà creare in automatico l'indice o  "Toc" (table of contents) che permetterà una navigazione dei contenuti molto più agevole.

Nel caso si debbano predisporre dei moduli preimpostati per la raccolta dei dati è opportuno predisporre dei pdf editabili per evitare all' utente di dover scrivere su file pieni di puntini da sostituire al testo o peggio ancora di dover stampare per compilare a mano.

Il pdf editabile permette un inserimento veloce, da qualsiasi dispositivo mettendo a disposizione strumenti di controllo dell' input (come ad esempio i menu a tendina) che semplificano e ottimizzano la procedura di invio dei dati.
Possono essere fatti gratuitamente e a breve su questo sito sarà disponibile un video tutorial su come fare.

Amministrazione trasparente : strumenti per creare le sezioni.

Sebbene sia possibile con relativa semplicità predisporre una sezione a norma su qualsiasi sito internet di qualsiasi scuola, è possibile affidare la procedura di pubblicazione a terzi : tutti i gestori dei gestionali scolastici hanno a catalogo la possibilità di fornire questo servizio integrandolo nel gestionale stesso.
In questo modo sarà solo necessario fare sì che la "sezione trasparente" del sito sia un link che punta al servizio acquistato.

Nel caso si utilizzi qualcosa di autoprodotto bisogna attenersi alle linee guida di design per i siti internet e i servizi digitali della PA.

Ivan.bertotto (at) gmail (dot) com