Come condividere i vostri file su Office365?
Mandare il file come allegato via mail dopo averne scaricata una copia è una operazione sconveniente per una serie di motivi :
- Si creano copie su copie dello stesso documento e non si ha mai la certezza di lavorare sull' ultima revisione
- Non si può lavorare collaborativamente sul documento in tempo reale
- Si intasa lo spazio della e-mail e si rende difficile il reperimento dei documenti.
La soluzione migliore è condividere direttamente il documento con le funzioni di condivisione del cloud, quindi permettere l'accesso diretto al file dai collaboratori e godere dei vantaggi della condivisione in realtime e della possibilità di usare il "versioning" del documento.
Cosa è il versioning?
Il versioning dei file in Office 365 è una funzionalità che consente di tenere traccia delle varie versioni di un file, ovvero delle diverse modifiche che vengono apportate ad esso nel tempo. Quando si modifica un file e si salva, Office 365 ne crea automaticamente una nuova versione, conservando tutte le versioni precedenti.
In questo modo, se si commette un errore o si vuole tornare a una versione precedente del file, è possibile farlo in modo semplice e veloce, senza dover cercare manualmente le versioni precedenti o chiedere ai collaboratori se hanno ancora copie del file. Il versioning dei file è particolarmente utile quando si lavora in gruppo, in quanto consente a tutti i membri del team di visualizzare e collaborare sulla versione più recente del file, senza rischiare di sovrascrivere involontariamente il lavoro degli altri.
Vediamo come si condivide una risorsa :
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Accedere a Office 365: per condividere un file o una cartella, devi prima accedere al tuo account Office 365. Questo può essere fatto tramite il sito web di Office 365 o attraverso l'applicazione desktop di OneDrive.
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Selezionare il file o la cartella che si desidera condividere: una volta effettuato l'accesso, individuare il file o la cartella che si desidera condividere e fare clic con il tasto destro del mouse su di esso. Dal menu a discesa, selezionare l'opzione "Condividi".
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Selezionare le opzioni di condivisione: nella finestra di dialogo che appare, è possibile selezionare le opzioni di condivisione per il file o la cartella. È possibile scegliere se la persona con cui si condivide il file deve avere solo il permesso di lettura o il permesso di modifica. È inoltre possibile selezionare se si desidera che la persona con cui si condivide il file debba accedere con un account Microsoft o se è sufficiente un link.
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Inserire l'indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il file: inserire l'indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il file o la cartella nella casella "Inserisci il nome o l'indirizzo e-mail". Se si desidera condividere il file con più persone, è possibile inserire più indirizzi e-mail separati da una virgola.
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Aggiungere un messaggio personalizzato (opzionale): se si desidera, è possibile aggiungere un messaggio personalizzato per la persona con cui si condivide il file o la cartella. Ciò può essere fatto nella casella "Aggiungi un messaggio personale".
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Confermare la condivisione: fare clic sul pulsante "Condividi" per confermare la condivisione del file o della cartella. La persona con cui si condivide il file o la cartella riceverà un'e-mail con un link per accedere al file o alla cartella.
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Gestire le opzioni di condivisione: una volta condiviso il file o la cartella, è possibile gestire le opzioni di condivisione. Ad esempio, è possibile modificare i permessi di accesso, revocare l'accesso a un file o una cartella o limitare l'accesso solo alle persone specificate.
In sintesi, la condivisione di file e cartelle in Office 365 è un processo semplice che può essere eseguito in pochi passaggi. Basta selezionare il file o la cartella che si desidera condividere, selezionare le opzioni di condivisione appropriate, inserire l'indirizzo e-mail della persona con cui si desidera condividere il file e confermare la condivisione.
